Главная → Кадры → Обязательна ли трудовая книжка при приеме сотрудника на работу

Обязательна ли трудовая книжка при приеме сотрудника на работу

Если до 2021 год ответ на этот вопрос был однозначным – ДА – при приеме сотрудника на основную работу наличие трудовой книжки обязательно, то с вступлением в силу Закона № 439-ФЗ от 16.12.2019 года, наличие трудовой книжки в традиционном бумажном исполнении стало необязательным, при соблюдении определенных моментов.

Поговорим с вами в этой статье об особенностях ведения трудовых книжек в 2022 году.

С 1 сентября 2021 года начал действовать новый порядок ведения и заполнения бумажных трудовых книжек работников. Новый порядок представлен в Приказе №320н от 19.05.2021, который утвердило Министерство труда и соцзащиты РФ. Обновленные правила будут действовать до 1 сентября 2027 года.

Приказ № 320н от 19.05.2021 года содержит в своих приложениях новый бланк книжки и вкладыша, а также порядок из ведения и хранения и отменит следующие нормативные акты, принятые ранее Минтрудом РФ:

Постановление Минтруда РФ №50 от 24.06.1994 (порядок расчета стажа при утрате документов при чрезвычайных ситуациях);
Постановление Минтруда РФ №69 от 10.10.2003 (инструкция по заполнению трудовых книжек в бумажном формате);
Приказ Минтруда РФ №588н от 31.10.2016 (внесение изменений в порядок ведения трудовых книжек).

Изменения с 1 сентября 2021 года

Изменение с 1 сентября 2021 года	Разъяснение	Соответствующий пункт Порядка ведения и хранения трудовых книжек
Вводится новый бланк трудовой книжки и вкладыша	Будет выдаваться сотрудникам в случае утери или порче ранее действующего документа — в течение 15-ти рабочих дней с момента подачи заявления работником о выдаче дубликата. Новый бланк отличается количество листов, отведенных для отражения сведений о работе и о награждении. Если раньше на каждый раздел отводилось по 10 листов, после чего добавлялся вкладыш, то в новых документах на указание данных о работе отводится 14 листов, о награждении — 7 листов. Внешний вид страниц не меняется, сохраняется титульный лист в том же виде и внутренние листы с графами для указания сведений о трудовой деятельности.	Раздел V
Срок для внесения записей	Для увольнения – запись вносится в последний рабочий день. Для прочих кадровых мероприятий (прием на работу, переводы, награждения) – 5 рабочих дней. Взыскания в книжку не вносятся.	Раздел III п.9
Для дистанционных работников	Уточняется, что сведения вносятся по желанию удаленного сотрудника при предоставлении им бумажной книжки лично или почтой.	Раздел I п.2
Для совместителей	Записи вносятся основным работодателем по желанию совместителей при предоставлении подтверждения о совместительстве (выписка из приказа). Если нет возможности обратиться к основному работодателю, то запись может внести работодатель по месту совместительства.	Раздел III п.11
Формат записи	Можно по-прежнему вносить ручкой с пастой черного или синего оттенка без сокращений. Можно использоваться специальные штампы и печати, которые будут полностью или частично заменять ручные записи.	Раздел I п.3
Подпись работника под записью об увольнении	С 1 сентября 2021 года не нужно требовать подпись работника на записи об увольнении. Заверяет ее только работодатель своей подписью и печатью.	Раздел VII п.36
Вкладыш	Если листы в бумажной книжке заканчиваются, то она дополняется вкладышем, при этом на титульном листе трудовой ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием его номера и серии (либо на титульном листе первого вкладыша, если места для штампа на первой странице книжки отсутствует)	Раздел VI п.33
Сроки выдачи бумажной трудовой работнику	Выдается на руки в течение 3-х рабочих дней после: получения от работника заявления о выдаче; получения заявления о переходе на электронные трудовые. При увольнении выдается на руки в последний рабочий день.	Раздел VII пп 34-36
Бланк трудовой книжки	Изменилось количество страниц в разделах. Больше страниц отвели для сведений о работе – 14 вместо 10. Раздел для информации о награждениях уменьшили и он составит семь разворотов вместо прежних 10-ти	Приложение № 1

Новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее

Новый бланк трудовой книжки выдается при выдаче дубликата в связи с утерей или порчей исходного документа и выглядит следующим образом:

Для каких работников нужно вести учет в бумажном виде?

По действующим правилам ст.66 ТК РФ Трудовые книжки в бумажном виде в 2022 году ведутся для следующих категорий работников:

работники, подавшие заявление до конца 2020 года, с просьбой сохранить ведение трудовых книжек;
работники, не подавшие заявление о выборе способа учета трудовой деятельности до конца 2020 года и при этом осуществляющих трудовую деятельность на 31.12.2021.

Для указанных выше категорий работодатель вносит записи о кадровых мероприятиях в бумажные трудовые, а также дублирует информацию для Пенсионного фонда, в виде отчета СЗВ-ТД, который вносит записи в электронный учет для начисления пенсии. Если такой работник увольняется и устраивается в другую организацию, то новый работодатель по-прежнему обязан вести бумажный учет трудовой деятельности, а также передавать сведения в ПФР. Т.е. при ведении бумажных трудовых, работодатель дублирует действия по созданию информации о трудовой деятельности работника.

При желании граждане, кто подавал заявление о сохранении бумажных книжек, в 2022 году могут отказаться от ранее принятого решения и перейти только на электронный учет. Для этого нужно подать соответствующее заявление работодателю, при этом бумажная трудовая будет выдана человеку на руки.

Также подать заявление о переходе на электронные трудовые книжки, в 2022 году могут те работники, кто не подал заявление в связи с тем, что не работал в 2020 году, болел, находился в отпуске, был отстранен от работы с сохранением рабочего места.

Не могут перейти на ведение книжек в электронном виде те работники, кто не подал заявление до 31.12.2021 о выборе способа учета сведений о работе. Для таких сотрудников работодатели будут вносить записи в бумажные трудовые.

Бумажные трудовые книжки не ведутся в 2022 году для работников, которые:

впервые устраиваются на работу в 2021 году (для таких сотрудников учет ведется только в электронном виде, бумажные документы не заводятся). Т.е. при увольнении и новом трудоустройстве в 2021 году и далее новый работодатель уже не обязан вести бумажную трудовую книжку, т. к. работник своевременно не воспользовался правом выбора.
до конца 2020 года подали заявление о переходе на электронный учет (бумажные трудовые им выданы на руки).

В 2021 году сотрудник при заключении трудового договора обязан предъявить работодателю сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен нее. Сведения о трудовой деятельности можно использовать, чтобы посчитать трудовой стаж и внести записи в трудовую книжку. Такой порядок предусмотрен частями 3–4 статьи 66.1 ТК.

Новый порядок ведения журналов учета движения трудовых книжек

В новых правилах, которые начнут действовать с 1 сентября 2021 года, также уточняется порядок учета и хранения трудовых книжек.

Работодатель должен организовать учет:

чистых бланков книжек и вкладышей в них (они хранятся у работодателя в качестве БСО);
трудовых книжек работников и вкладышей в них (также хранятся у работодателя на тех сотрудников, которые сохранили бумажный учет).

Соответственно у работодателя должно быть в наличии два отдельных журнала учета, в первом будет отражаться выдача чистых бланков работникам, во втором — учет книжек, принятых от сотрудников.

Учетные книги и журналы работодатель вправе разработать самостоятельно. Типовые формы применять больше не обязательно. Каждый журнал нужно пронумеровать, прошить, заверить подписью и печатью.

Тоже может быть полезно:

Вопросы и ответы в комментариях даются пользователями сайта и не носят характера юридической консультации. Если вам необходима юридическая консультация, рекомендуем получить ее, задав вопрос по телефонам, указанным выше, или через эту форму