Не нашли ответ
на свой вопрос?
Спросите эксперта!
Во многих организациях востребованы выездные работники. Это могут быть агенты, менеджеры по продажам, торговые представители и другие выездные специалисты. Эффективность труда таких сотрудников напрямую определяется степенью их мобильности, и наличие автомобиля становится обязательным. Но далеко не всегда имеет смысл для работодателя обеспечивать работников служебным транспортом. Вместо этого очень часто на работу принимаются сотрудники, имеющие собственный автомобиль.
Сегодня мы предлагаем выяснить, как оформляется и выплачивается компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.
В трудовом договоре между работодателем и водителем должен быть пункт о том, что работнику полагается компенсация за использование автомобиля в служебных целях.
Выглядит данный пункт (из трудового договора) приблизительно так:
9. При использовании личного автомобиля, работнику будет выплачиваться компенсация. Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора и устанавливается приказом руководителя предприятия. |
Далее должен быть составлен приказ руководителя, в котором отражают размер компенсации, а также сведения относительно автомобиля, который будет использован в служебных целях. Это может выглядеть таким образом:
Общество с ограниченной ответственностью «Гамма» Приказ №7 о назначении компенсации за использование личного имущества работников г. Санкт-Петербург 01.08.2018 Приказываю назначить Петренко Б.П. ежемесячную компенсацию за использование его легкового автомобиля марки Рено Логан с объемом двигателя 1598 см3, регистрационный номер С 243 НА 78. Номер технического паспорта 35 MT 987567, цвет «синий» в служебных целях в размере 1150 рублей. Компенсацию выплачивать с 15 августа по 29 декабря 2018 года. |
Основанием служит пункт 9 трудового договора, который мы приводили в качестве примера выше.
После того как срок действия договора истечет, нужно будет составить приказ. В документе следует указать причину разрыва договора, а также дату, с которой прекращается выплата компенсации. Приказ обязательно должен быть подписан главным бухгалтером предприятия.
При отсутствии необходимости использовать автомобиль сотрудника на постоянной основе имеет смысл заключить договор на разовое использование автомобиля сотрудника. Такой вариант также является законным.
Согласно ст.188 ТК РФ, работник вправе рассчитывать на два вида компенсации:
В некоторых случаях компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях может облагаться НДФЛ.
Приведем пример. Предположим, что водитель не является собственником автомобиля. Транспортное средство принадлежит его брату. В этом случае работник заключает договор аренды со своим родственником. В такой ситуации на размер компенсации, получаемой служащим за использование автомобиля, будет начислен и подоходный налог.
Кроме того, на выплату компенсации за использование транспортного средства может влиять объем двигателя автомобиля. Размер выплаты компенсации меняется следующим образом:
Эти нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92.
Нормы компенсации по грузовым автомобилям не установлены. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Сумма компенсации за использование автомобиля зависит от вида транспортного средства и от объема его двигателя из-за различного расхода бензина.
При выплате компенсации в превышении установленных норм, на суммы превышения начисляется НДФЛ.
Организация или ИП должны иметь определенный перечень документов, подтверждающих, что отсутствует база для начисления НДФЛ:
Согласно п. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, расходы, понесенные работником на ремонт, техобслуживание, запчасти, уплату транспортного сбора, прохождение техосмотра, которые за него выплачивает работодатель, являются доходом работника и облагаются НДФЛ.
Существует ряд определенных правил выплаты компенсации:
В 2018 году сумма компенсации за использование автомобиля работника в служебных целях может быть отнесена к расходам, которые уменьшают налог на прибыль. Обратите внимание, что в такой ситуации необходимо подтверждение эксплуатации транспортного средства служащим в целях работы. Работодатель должен издать приказ и указать причину (например, у организации нет в наличии автомобилей).
Возможность учитывать расходы на содержание служебного автомобиля для учета налога на прибыль прописана в подпункте 11 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. При этом подавляющее большинство предприятий предпочитают возмещать расходы на бензин своим служащим, когда те используют свой личный автотранспорт в рабочих целях.
При налогообложении прибыли расходы на бензин можно учитывать, если они направлены на производственную необходимость, на основании судебных решений. В качестве примера приведем решение судей Западно-Сибирского округа. Они проанализировали договоры об использовании личных автомобилей служащих в рабочих целях.
В частности, в договорах было указано, что в обязанности сотрудников входило:
В обязанности предприятия входило:
В связи с тем, что служащие использовали личный автотранспорт по усмотрению организации, выполняя ее задания, то по решению суда расходы на бензин были признаны обоснованными и понесенными в ходе рабочей деятельности. Это означает, что данные расходы могут уменьшить налогооблагаемую прибыль (на основании подпункта 11 пункта 1 статьи 264 НК РФ).
Помимо этого, судьи указали на то, что компенсация фактических расходов – это не выплата возмещения за эксплуатацию личного автотранспорта в служебных целях. То есть, в данном примере, который мы рассмотрели, сотрудникам был возмещен только бензин. Компенсация за использование личного автомобиля в рабочих целях не была им начислена.
Следующий важный вопрос: надо ли отражать компенсацию за использование личного легкового автомобиля в производственных целях в отчетах по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ?
Необходимость отражения суммы компенсации за использование личного автомобиля зависит от того, облагаются ли в конкретном случае суммы выплат НДФЛ, или нет. Например, если сумма компенсации за использование личного автомобиля составляет 1 200 рублей в месяц, то доходом такая компенсация не является, и в формах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ не отражается.
Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 26.05.2019
Уважаемые читатели! Материалы сайта TBis.ru посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.
Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос — обращайтесь в форму онлайн консультанта. Это быстро и бесплатно!
Нажимая на кнопку "Отправить" вы подтверждаете, что ваш комментарий не содержит персональных данных в любой их комбинации
Вопросы и ответы в комментариях даются пользователями сайта и не носят характера юридической консультации. Если вам необходима юридическая консультация, рекомендуем получить ее, задав вопрос по телефонам, указанным выше, или через эту форму
.Copyright © 2014-2017 Твой Бизнес. Сайт для индивидуальных предпринимателей